จัดระเบียบงานของคุณภายในไม่กี่นาทีโดยใช้เช็คลิสต์สำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก

ในฐานะที่เป็นเจ้าของธุรกิจ บ่อยครั้งที่จะมีงานท่วมหัวและต้องรับผิดชอบสิ่งต่าง ๆ มากมาย เพื่อให้ธุรกิจดำเนินต่อไปได้ ด้วยเครื่องมือและแหล่งข้อมูลมากมายที่เรามีให้คุณ คงยากถ้าต้องเลือกว่าจะใช้อันไหนดี

บางครั้งการจับทุกองค์ประกอบมาเรียงกันเป็นเช็คลิสต์อาจเป็นสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อให้ทุกอย่างดำเนินตามแผน

โดยเนื้อหาในบล็อกนี้จะประกอบไปด้วยประโยชน์ของการใช้เช็คลิสต์สำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กและมีตัวอย่างประกอบเพื่อพัฒนาเวิร์คโฟลวของธุรกิจคุณ

ถ้าหากคุณกำลังหากระบวนการง่าย ๆ เพื่อเป็นตัวช่วยให้งานของคุณสำเร็จลุล่วง บล็อกนี้เหมาะสมกับคุณ

7 ข้อดีของเช็คลิสต์สำหรับธุรกิจขนาดเล็กนี้

ถ้าคุณยังไม่ได้ใช้เช็คลิสต์ในการทำธุรกิจ คุณควรเริ่มได้แล้วเพราะนี่คือประโยชน์ที่คุณจะได้

1.ทำให้มีความสม่ำเสมอ : เช็คลิสต์จะช่วยให้เจ้าของธุรกิจยังคงความสม่ำเสมอและแม่นยำในการทำงานให้สำเร็จลุล่วง ลดข้อผิดพลาด และเสริมประสิทธิภาพโดยรวม

2.เพิ่มผลิตภาพในการทำงาน : เช็คลิสต์จะทำให้พนักงานทำงานได้สำเร็จอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ โดยการย่อยงานที่มีความซับซ้อนให้เป็นขั้นตอนเล็ก ๆ

3.ลดความเครียด : แผนปฎิบัติการจากเช็คลิสต์มีรายละเอียดที่ชัดเจน ซึ่งจะช่วยลดความวิตกกังวลและความเครียดของเจ้าของธุรกิจและพนักงาน สร้างความมั่นใจในการจัดการงาน

4.ปรับปรุงการควบคุมคุณภาพ :  ใช้เช็คลิสต์เพื่อตรวจสอบให้มั่นใจว่ามาตรฐานคุณภาพยังคงมีความสม่ำเสมอ ช่วยลดโอกาสที่สินค้าหรือบริการจะเกิดปัญหาหรือมีข้อผิดพลาด

5.มีการสื่อสารที่คล่องตัว : เช็คลิสต์จะช่วยทำให้โปรเจคบรรลุวัตถุประสงค์และข้อกำหนด รวมถึงลดความเข้าใจผิดและการสื่อสารที่ผิดพลาดระหว่างสมาชิกในทีม

6.ส่งเสริมความรับผิดชอบ : เช็คลิสต์จะทำให้ความคาดหวังและหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบมีความชัดเจน และง่ายต่อการให้พนักงานมีคำตอบให้กับการทำงานของตัวเอง

7.ทำให้การฝึกอบรมง่ายขึ้น : เช็คลิสต์จะช่วยให้พนักงานที่มาใหม่เข้าใจกระบวนการและขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ของตนเอง ทำให้ปรับตัวได้เร็วขึ้น

ตัวอย่างเช็คลิสต์สำหรับธุรกิจที่ให้แรงบันดาลใจแก่คุณ

คุณสามารถสร้างเช็คลิสต์ให้เป็นมากกว่ารายการสิ่งที่ต้องทำธรรมดา ๆ และมีประโยชน์ต่อคุณมากขึ้น ลองใช้รายการเหล่านี้เพื่อให้มีไอเดียว่าอะไรสามารถปรับใช้ในงานของคุณได้บ้าง

การต้อนรับและดูแลพนักงานใหม่

เช็คลิสต์จะรวมทุกอย่างที่คุณต้องทำให้สำเร็จตอนต้อนรับพนักงานใหม่ เช่นการสร้างอีเมลใหม่ให้และการจัดสรรที่นั่งทำงานหรือตารางการทำงานให้

การโพสต์บนโซเชียลมิเดีย

รวมขั้นตอนที่ควรทำตามเมื่อสร้างหรือโพสเนื้อหาลงบนโซเชียลมิเดีย เช่น การเลือกใช้แฮชแทคที่เหมาะสม จัดลักษณะให้ตรงกับความต้องการของแบรนด์ และตรวจสอบคำผิด

การสร้างสรรค์คอนเทนต์

เช็คลิสต์นี้รวมทุกขั้นตอนที่คุณต้องทำตามในการสร้างสรรค์คอนเทนต์ให้เว็บไซต์ หรือ บล็อกของคุณ เช่น ทำวิจัย หรือ ปรับปรุงหัวเรื่องเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการค้นหา (SEO)

การบริการลูกค้า

จดสิ่งที่ต้องทำในตอนที่กำลังรับมือกับข้อสอบถามและข้อเรียกร้องของลูกค้า เช่น ทักทายลูกค้าอย่างเป็นมิตรและเอาใจใส่สิ่งที่พวกเขากังวล

การแพลนจัดอีเว้นต์

การจัดอีเว้นท์ที่กำลังจะมาถึงห้ามผิดพลาดแม้แต่ขั้นตอนเดียว อย่างเช่น การจัดการความปลอดภัยของสถานที่ และการจัดเลี้ยงอาหาร

การจัดการคลังสินค้า

ทำให้รู้ว่าต้องทำอะไรในการจัดคลังสินค้าของคุณ เช่น ดำเนินการตรวจสอบเป็นประจำ หรือ เติมสต็อคสินค้าที่เหลือน้อย

ทำอย่างไรถึงจะสร้างเช็คลิสต์ทางธุรกิจขนาดเล็กได้

อย่ากังวลถ้าคุณไม่มีสกิลด้านการออกแบบกราฟฟิกเลย เพราะคุณสามารถใช้เครื่องมือออกแบบออนไลน์เพื่อที่จะสร้างเช็คลิสต์ของคุณได้ ใช้ Shutterstock Create เพิ่อสร้างเพื่อสร้างสินทรัพย์ของคุณภายในไม่กี่นาที

นี่คือกระบวนการของ Shutterstock Create :

เตรียมแคนวาสของคุณ

กดเข้าไปใน Create เลือก Custom Size และใส่ขนาดเช็คลิสต์ของคุณ

หาจุดเริ่มตั้งต้น

ตรงจุดนี้ หาเทมเพลตที่จะใช้หรือใช้หน้ากระดาษโล่ง ๆ ซึ่งคุณจะสามารถเข้าถึง ฟอนต์ กราฟฟิก พื้นผิว เอฟเฟค และ การรวมกันของสี เป็นพัน ๆ แบบให้เลือกสรร

แต่ถ้าคุณอยากใช้เทมเพลตเป็นตัวแบบ ก็แค่คลิก Templates หลังจากนั้นหาแล้วเลือกอันที่โดนใจมากที่สุด ไม่ว่าคุณจะเลือกอันไหน คุณจะได้ตัวเลือกการจัดแต่งแบบเดียวกัน

เปลี่ยนดีไซน์

คลิกบนส่วนประกอบไหนก็ได้เพื่อปรับแต่งและดูว่าตัวเลือกไหนมีให้คุณใช้ที่แถบเครื่องมือทางด้านซ้ายของตัวแก้ไข

เลือกรูปภาพของคุณ

คลิกที่ Images หรือ Graphics เพื่ออัพเดตรูปภาพหรือกราฟฟิคให้ตรงกับความต้องการของคุณ จากตรงนี้คุณสามารถอัพโหลด ค้นหาใน Photo library หรือเลือกจากแคตตาล็อคของคุณ

ดาว์นโหลดเช็คลิสต์ของคุณ

เมื่อคุณพร้อมที่จะดาว์นโหลด ให้คลิกที่ปุ่ม Download มุมขวาบนและเลือกรูปแบบไฟล์ที่ต้องการ

จากตรงนี้ คุณสามารถเซฟงานออกแบบของคุณและเลือกว่าคุณจะใช้เช็คลิสต์ของคุณยังไง

แบบไหนที่ใช่ เช็คลิสต์แบบดิจิตอล หรือ แบบสิ่งพิมพ์

รูปแบบที่คุณเลือกให้เช็คลิสต์ธุรกิจเล็ก ๆ ของตัวเอง ซึ่งจะมีผลอย่างมากในแง่ที่ว่ามันจะมีประโยชน์ต่อคุณอย่างไร ลองนึกถึงประโยชน์ที่เป็นเอกลักษณ์ของแบบดิจิตอลและแบบสิ่งพิมพ์ก่อนจะตัดสินใจ

เหตุผลที่ควรเลือกเช็คลิสต์แบบดิจิตอล

เป็นมิตรกับธรรมชาติและคุ้มค่าใช้จ่าย : การใช้ในรูปแบบดิจิตอลจะช่วยลดกระดาษและประหยัดค่าใช้จ่ายในการพิมพ์

อัพเดตและส่งต่อได้ง่าย : เช็คลิสต์ดิจิตอลสามารถอัพเดตและแชร์ให้กับคนในทีมได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้ทุกคนได้รับข่าวสารพร้อมกัน

เข้าถึงได้จากระยะไกล : เข้าถึงเช็คลิสต์ของคุณจากที่ไหนก็ได้ บนอุปกรณ์ใดก็ได้ ทำให้สะดวกสบายถ้าคุณต้องทำงานให้เสร็จระหว่างการเดินทาง

เหตุผลที่ควรเลือกเช็คลิสต์แบบสิ่งพิมพ์

จับต้องได้ : เช็คลิสต์แบบพิมพ์จะให้ประโยชน์โดยเพิ่มอัตราความสำเร็จเให้สูงขึ้น และ ความจำเกี่ยวกับงานที่ทำดีขึ้น 

ไม่จำเป็นต้องใช้เทคโนโลยี : ไม่ต้องกังวลว่าจะเกิด เชื่อมต่อเน็ตไม่ได้ ไฟดับ ตราบใดที่คุณมีเช็คลิสต์อยู่ในมือ

ลดเวลาจ้องจอ : เช็คลิสต์แบบพิมพ์ทำให้คุณมีโอกาสละสายตาจากหน้าจอดิจิตอล ซึ่งนี่สามารถมีประโยชน์ถ้าคุณรู้สึกไม่ดีกับการจ้องจอนาน ๆ 

บทความโดย : Small Business Owners Checklist Ideas: Get Organized in Minutes

เรียบเรียงโดย : น้องฝึกงาน (หยก) ทีมชัตเตอร์สต็อกประเทศไทย ดำเนินงานโดย นัมเบอร์ 24