มีไม่กี่คนที่ชื่นชอบการพรีเซนต์หน้าชั้นเรียน บางคนกลัวการทำสไลด์เพราะขาดองค์ความรู้ที่ถูกต้อง แต่ในธุรกิจไม่ว่าจะเป็นที่ไหน ๆ ก็ต้องมีการพรีเซนต์อยู่เรื่อย ๆ เพื่อคอยอัพเดตข่าวสารสิ่งที่พวกเขาทำอยู่ในองค์กรให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องได้รับรู้ ในครั้งนี้เราจะมาสอนวิธีทำสไลด์พรีเซนต์ให้สามารถดึงดูดสายตาคนได้อย่างอยู่หมัด
เราจะมาเล่าจากประสบการณ์ของทีมงาน ที่คุ้นชินกับการพรีเซนต์ต่อหน้าคนเยอะ ๆ มาบ่อยครั้ง โดยใช้เทคนิคจากวิทยากรมืออาชีพและผู้ที่ไปออกรายการ Ted Talk ซึ่งมีดังต่อไปนี้
1.คุณต้องรู้จักคนดูก่อน
กุญแจสู่การพรีเซนต์ที่ประสบความสำเร็จคือการรู้จักผู้ฟังเสียก่อน เพราะการนำเสนอที่ยาวหรือเยอะเกินไปอาจทำให้ผู้ฟังหลับก่อนจะจบการพรีเซนต์ เราควรใช้คำย่อหรือหัวข้อในการฮุคเอาความสนใจคนดู จากนั้นค่อย ๆ อธิบายถึงสิ่งนั้น
คุณอาจเป็นผู้เชี่ยวชาญในการเล่าสิ่งที่คุณชำนาญการ แต่คนดูเขาเป็นแค่ผู้ฟังที่ไม่รู้อะไรเลย ค่อย ๆ สอนพวกเขาและมองพวกเขาเป็นมือใหม่ในด้านนั้น ๆ เสมอ
การเป็นมือใหม่ไม่ใช่เด็กใหม่ อย่าพูดด้วยภาษาที่กดสติปัญญาผู้ฟัง ให้คุยกับพวกเขาดั่งเพื่อนที่มาคอยฟังคุณสอนหัวข้อที่เขาไม่เคยรู้มาก่อน
2.กระจายไอเดียของคุณลงในสไลด์
เลือกโปรแกรมที่คุณอยากจะทำก่อน เช่น Microsoft PowerPoint, Google Slides, Keynote, sites like Prezi หรือจะโปรแกรมในเว็บของเราอย่าง Shutterstock Create ก็เป็นตัวเลือกที่ดีอันดับต้น ๆ
ใส่หัวข้อทุกอย่างลงในสไลด์ให้ครอบคลุมทุกประเด็น จากนั้นจดว่าแต่ละหน้าจะพูดถึงอะไร สร้างเป้าหมายไว้ในใจเสียก่อน อย่ากลัวว่ามันจะเยอะเกินไปเพราะคุณต้องใส่เข้าไปก่อนจากนั้นเราค่อยคัดออกทีหลัง
เทคนิคคือแบบเดียวกับการเขียน เราต้องใส่หัวข้อที่จะเขียนก่อนแล้วค่อย ๆ หาความสมเหตุสมผลในสไลด์ภายหลัง
วิธีนี้จะช่วยให้เราเรียงลำดับความคิดในหัว แล้วค่อย ๆ บีบมันให้แคบลง
3.เรียนรู้ขนาดของหน้าสไลด์
ถ้าคุณต้องไปพรีเซนต์ในที่ ๆ เคยไปมาก่อน ให้ติดต่อฝ่ายอาคารหรือฝ่ายไอทีเพื่อกำหนดขนาดหน้าจอให้พอดีกับสไลด์ เพราะแต่ละสถานที่มีขนาดจอไม่ค่อยเหมือนกันเสียเท่าไหร่
โดยห้องประชุมปกติขนาดจอจะอยู่ที่ 1024 x 768 ถึง 1920 x 1080 ซึ่งไม่ค่อยต่างกันมากนัก ขึ้นอยู่กับความเก่าของสถานที่นั้น ๆ
- 1024 x 768 คือขนาดจอปกติของห้องประชุมในอดีต
- 1920 x 1080 คือขนาดจอปกติของยุคใหม่ ออกแบบมาให้จอกว้างมากขึ้น
เกิดจากการเปลี่ยนผ่านของยุคทีวีจอตู้ไปยัง LED จอยักษ์ เพื่อเพิ่มความบันเทิงในการนำเสนอมากขึ้น
นี่คือจุดที่คุณต้องรู้เพราะไม่อย่างนั้นสไลด์พรีเซนต์ของคุณจะดูไม่รู้เรื่อง ให้เช็คก่อนว่าขนาดของที่นี่ไม่ใช่ 4:3 แน่ ๆ นะ? ไม่อย่างนั้นคุณต้องย่อพรีเซนต์ลงอีก
เพื่อให้ข้อความและภาพที่คุณนำเสนอยังคงอยู่เต็มจอ ไม่หลุดออกไปจนคนดูไม่สนุกตลอดการพรีเซนต์ ไม่อย่างนั้นนี่อาจเป็นการพรีเซนต์ที่แย่ที่สุดของคุณ โดยที่คุณไม่ได้ทำอะไรผิดเลยด้วยซ้ำ
4.เริ่มเล่าอย่างมีชั้นเชิง
หลังจากสร้างดราฟท์แรกเสร็จให้ลองเริ่มเล่าและถักทอไอเดียทุกอย่างเข้าด้วยกัน
ถึงแม้บางอย่างที่คุณคิดว่ามันไม่น่าจะมาอยู่เรื่องเดียวกันได้ แต่การทำแบบที่กล่าวมาจะช่วยให้เรื่องราวเหล่านั้นมีเหตุผลซึ่งกันและกัน
ผู้ชมจะเข้าใจงานนำเสนอของคุณได้มากขึ้นถ้านำเสนอมันอย่างมีตรรกะ ทุกอย่างที่เล่ามาจะค่อย ๆ พัฒนาเรื่องราวไปสู่บทเรียนหรือหัวข้อที่ใหญ่ขึ้น
5.เริ่มลบสไลด์ออก
หลังจากลองเริ่มเล่าพรีเซนต์ตัวเองเสร็จ ถ้ามีอะไรที่คุณคิดว่ามันไม่ค่อยเข้ากับเรื่องราวให้ลบออกไป ถึงแม้สิ่งนั้นจะดูสำคัญมากก็ตาม
ขั้นตอนนี้เราจะรู้ว่าอะไรที่สำคัญที่สุด ถ้าทุกอย่างสำคัญหมดจะไม่มีอะไรสำคัญทั้งสิ้น คุณอาจเสียความตั้งใจของผู้ฟังไปขณะบรรยายอยู่ก็ได้
ถึงแม้จะเป็นเรื่องยากแต่คุณจะต้องลบสไลด์ออกไป แล้วรวมทุกหัวข้อให้เป็นหนึ่งเดียวให้ได้
6.ฝึกซ้อมกับสไลด์พรีเซนต์
ระหว่างการฝึกซ้อมคุณจะเจออะไรที่ไม่สมเหตุผลหลายอย่างแล้วเริ่มเรียงลำดับการเล่าใหม่ คุณต้องทำจนกว่าจะพบว่าการพรีเซนต์นี้ไม่มีอะไรขัดใจตรรกะของคุณได้
แต่ก่อนจะคลิกไปยังแต่ละสไลด์ให้คุณแนะนำตัวเองเสียก่อน จากนั้นลองสรุปคำพูดทุกอย่างที่คุณอยากพูดภายใน 15 คำ ถ้าทำได้นั่นคือคุณใช้ได้แล้ว
ฝึกฝนไปจนกว่าจะจดจำเนื้อหาทั้งหมดในสไลด์และค้นพบวิธีการพูดให้น่าสนใจ วิธีนี้จะช่วยก้าวข้ามความกลัวการพรีเซนต์ได้อย่างสิ้นเชิง แต่พอถึงเวลาพรีเซนต์งานจริง ๆ คุณต้องไม่พูดเหมือนอ่านสคริป ให้จำแค่หัวข้อและข้อมูลที่เข้าประเด็นก็พอ
คุณต้องให้ข้อมูลเข้าหัวผู้ฟังอย่างเป็นธรรมชาติ จะทำเช่นนั้นได้คุณต้องมีข้อมูลในหัวที่แน่นพอสมควร ย้ำ! ว่าข้อมูลไม่ใช่สคริป เพราะสิ่งนี้จะช่วยให้ตอบคำถามผู้ฟังได้อย่างเป็นธรรมชาติ
7.ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับรูปแบบสไลด์และการใช้ภาพ
ทั้งภาพและพื้นหลังภายในสไลด์ คือสิ่งสำคัญในการเล่าให้ประสบผลสำเร็จ คุณคงไม่ชอบถ้ามองพรีเซนต์ตัวเองแล้วรู้สึกว่า “เห้ย ทำไมหัวข้อกับข้อความมันเยอะขนาดนี้นะ”
สไลด์ที่มีข้อความจำนวนมากไม่ใช่สิ่งดี ผู้ชมจะเริ่มอ่านสไลด์บนจอก่อนจะเริ่มฟังคุณเสียอีก
เพื่อดึงดูดความสนใจผู้ฟัง ให้จำกัดจำนวนข้อความและเพิ่มรูปภาพประกอบให้เยอะ ๆ การใช้รูปภาพจะทำให้ข้อความในหัวผู้ฟังหายไปและเริ่มฟังคุณต่อทันที
ถ้าคุณกำลังมองหาภาพไปใช้งานในพรีเซนต์ อย่าลืมใช้ Shutterstock Add-in for Microsoft PowerPoint และ Google Slides plugin จะได้หาภาพมาประกอบได้ง่าย รวดเร็วและถูกลิขสิทธิ์ แค่ลากแล้ววางได้เลย
คุณสามารถใช้ฟังก์ชั่น Create เพื่อใช้เทมเพลตทำพรีเซนต์ รวมถึงสามารถตัดต่อภาพจาก Shutterstock และภาพส่วนตัวที่อัพเข้าไปได้เพียงไม่กี่คลิก
8.ใช้วิดีโอกันบ้าง
วิดีโอคือตัวสร้างความสนใจได้อย่างไม่น่าเชื่อ แต่วิดีโอถ้ายาวเกินไปก็อาจเสียผู้ฟังไปได้เช่นกัน ถ้าต้องใช้งานวิดีโอโปรดใช้ความระมัดระวัง และต้องแน่ใจว่าการใช้วิดีโอในงานพรีเซนต์ต้องมีภาพคมชัดระดับสูงด้วย
กฎการใช้ก็ง่าย ๆ คืออย่าเปิดวิดีโอเกิน 5 นาที ถ้าให้ดีควรอยู่ไม่เกิน 60 วินาที
ระหว่างการฝึกพรีเซนต์ให้ดูว่าคลิปวิดีโอจะไม่ทำภาพรวมงานพรีเซนต์ของคุณพัง เพราะวิดีโอต้องใช้เสียงและอินเทอร์เน็ตที่สเถียรพอสมควร อย่าลืมตรวจเช็คกับทีมงานก่อนทุกครั้ง
9.ใช้ Transitions เพิ่มความน่าสนใจ
การใช้ Transitions แบบอัตโนมัติอาจดูเสี่ยงที่คุณจะพูดไม่ทัน แต่ก็ช่วยให้การนำเสนอผ่านไปอย่างรวดเร็วและจำกัดเวลาได้ ถ้าคุณใช้ภาพเยอะก็ปล่อยให้ภาพเลื่อนไปเรื่อย ๆ คุณก็แค่ยืนพูดพร้อมภาพประกอบก็พอ
วิธีนี้ผู้ฟังจะไม่มีคำถามระหว่างการพรีเซนต์ เพราะพวกเขาจะเก็บคำถามไว้ในใจแล้วค่อยถามตอนจบ นับเป็นอีกวิธีที่ฉลาดในการนำเสนอให้ตรงต่อเวลา
10.คุณไม่ใช่คนตลกสำหรับทุกคน
ทุกคนมีอารมณ์ขันที่แตกต่างกัน ดังนั้นอย่าคาดหวังว่ามุกทั้งหมดของคุณจะโดนใจทุกคน หากคุณมัวแต่รอเสียงหัวเราะจากผู้ชม คุณนั่นแหละจะเสียสมาธิและความมั่นใจในตัวเอง
คนมาดูคุณเพราะอยากฟังเรื่องราวและการนำเสนอ ไม่ใช่เรื่องตลก อย่ารอเสียงหัวเราะให้เดินหน้าต่อไป
11.อย่ากลัวที่จะลบทุกอย่างแล้วเริ่มใหม่
หลังจากคุณผ่านการฝึกซ้อมมาอย่างหนักหน่วง แต่ท้ายที่สุดคุณพบว่าในสไลด์มีข้อบกพร่องที่ทำให้การเล่าผิดประเด็น อย่าได้กลัวการลบแล้วเล่าใหม่ ให้โฟกัสที่คอนเซปท์เรื่องราวเดิมแล้วปรับปรุงให้ดีขึ้น
ถ้าคุณยังมองว่าสไลด์ยังสื่อสารได้ไม่พออีก ก็ให้ลองเปลี่ยนภาพใหม่ ฟอนต์ใหม่ การจัดวางใหม่ ๆ ให้ได้การเล่าเรื่องที่ดีขึ้น
พรีเซนต์อย่างไรให้ผู้ฟังมีปฏิสัมพันธ์
หลังจากที่รู้พื้นฐานกับทำสไลด์พรีเซนต์แล้ว แต่เราจะนำเสนออย่างไรให้คนฟังมีอารมณ์ร่วมและน่าสนใจมากขึ้น
ถ้าคุณพรีเซนต์ต่อหน้าผู้ฟังจำนวนมากถือว่าโชคดีไป เพราะการได้มีปฏิสัมพันธ์กับคนในงานขนาดใหญ่เป็นไปได้ยาก แต่ถ้าต้องพรีเซนต์ต่อหน้าผู้ฟังกลุ่มเล็ก ๆ เช่น คณะกรรมการบริหารหรือกลุ่มคนที่ไม่รู้จักคุณเลยแม้แต่น้อย การสร้างปฏิสัมพันธ์โต้ตอบให้ได้คือทางออก
ถ้าสไลด์ของคุณดูเรียบ ๆ ไม่มีอะไรให้พูดถึงมากนัก การพรีเซนต์ของคุณจะช่วยให้ผ่านเรื่องราวนี้ไปได้
นี่คือเทคนิคเล็กน้อยที่ช่วยสร้างปฏิสัมพันธ์กับการพรีเซนต์ของคุณ
1.คุยต่อหน้า
ท้ายที่สุดแล้วการนำเสนอจะน่าสนใจอยู่ที่ผู้นำเสนอ คุณจะต้องมีเสน่ห์ ไหวพริบ อารมณ์ขัน เสียดสีได้ตามความเหมาะสม เพื่อช่วยดึงดูดสายตาผู้ชม
บุคคลที่มีความมั่นใจจะช่วยให้การพรีเซนต์มีความน่าเชื่อถือมากขึ้นอย่างเด่นชัด
2.อ่านบรรยากาศโดยรวม
หลังจากที่คุณมีความมั่นใจแล้ว ไม่ได้หมายความว่าคุณจะต้องปลดปล่อยความมั่นใจนั้นออกมาแบบ 300% ต่อให้คุณตลกแทบตาย แต่ถ้าความตลกทำให้การพรีเซนต์ดูห่วยลงก็เท่านั้น
บรรยากาศโดยรวมในห้องคือสิ่งที่คุณต้องอ่านให้ออก
ให้คิดก่อนว่าคุณจะไปพรีเซนต์ที่ไหน โรงเรียน ห้องประชุม งานกลางแจ้ง ฯลฯ เหมือนกับเวลาที่คุณต้องเลือกชุดมาใส่ คุณต้องดูก่อนว่าจะไปงานประเภทใดนั่นแหละ
ถ้าคุณเลือกบุคคลิกในการพรีเซนต์ถูกงาน วันนั้นคุณจะมีความสุขมาก ๆ เลยล่ะ
3.ใช้สื่อหลากหลาย
ถ้าคุณคิดว่าแค่คลิปวิดีโออย่างเดียวอาจทำให้คุณดูง่วง ทำไมไม่ลองใส่ไปสัก 2 คลิปเลยล่ะ? หรือลองใส่พวกเพลงเข้าไปด้วยขณะเล่า เพื่อยกระดับอารมณ์ผู้ฟังให้คล้อยตาม
ลองคิดภาพในหัวว่าคุณกำลังพรีเซนต์ต่อหน้านักเรียนกลุ่มหนึ่ง ใครจะไปอยากฟังคนพูดตลอดเวลา คุณจะต้องใส่สื่อที่หลากหลายเข้าไปด้วยเพื่อสร้างอารมณ์ร่วมกับเด็ก ๆ กลุ่มนั้น ตัวอย่างเช่น กราฟสถิติ ข้อมูล คำคม คำถาม คำแถลงการณ์ อินโฟกราฟิก หรือภาพถ่าย
ปัจจุบันความสนใจของมนุษย์โดยเฉลี่ยลดลงอย่างรวดเร็วจนเหลือแค่ 8 วินาที ทำให้ความหลากหลายของสื่อคือสิ่งจำเป็นในยุคนี้
4.สไลด์น้อยแต่คุณเยอะ
อาจฟังดูแปลกๆแต่การพรีเซนต์ย่อมต้องใช้สไลด์เสริมการนำเสนอ แต่สิ่งนี้ไม่จำเป็นต้องยึดติดเสมอไป กล่าวคือคุณสามารถดึงดูดสายตาผู้คนด้วย กราฟิก สี เอฟเฟกต์ และรูปภาพได้แม้จะมีสไลด์ที่น้อยลงก็ตาม
ยิ่งคุณเขียนบนสไลด์น้อยลงเท่าไหร่ ผู้ชมก็จะยิ่งฟังคุณมากขึ้นเท่านั้น
รูปแบบนี้ขึ้นอยู่กับกาลเทศะ คุณต้องทำการบ้านให้หนักก่อนจะเริ่มคิดถึงวิธีนี้
5.ลองฝึกเดโม่
ถ้าคุณต้องไปพรีเซนต์ในงานที่สำคัญมาก ๆ คุณอาจต้องมีการเดโม่ก่อนลงสนามจริง ให้คนที่คุณรู้จักหรือไม่รู้จักมาฟัง ก่อนจะถึงวันจริง
วิธีนี้จะจำลองเหตุการณ์เสมือนจริงให้คุณได้รู้ ว่าผลลัพธ์ของพรีเซนต์ได้ผลดีแค่ไหน เช่น การขอให้ยกมือ การตอบคำถาม อารมณ์ที่เกิดขึ้นในงานเป็นอย่างไร เป็นต้น
สิ่งนี้จะช่วยเก็บประสบการณ์ให้กับคุณระยะยาว ตัวเลือกนี้ไม่เพียงแค่ทำให้ผู้ฟังรู้จักคุณมากขึ้นเท่านั้น แต่ยังทำให้ผู้ที่เข้ามาฟังรู้จักกันได้มากขึ้นอีกด้วย
วิธีการสร้างพรีเซนต์แบบมีปฏิสัมพันธ์ออนไลน์
เรากำลังเข้าสู่ยุคแห่งการเบื่อประชุมผ่าน Zoom อีกทั้งเราสามารถประชุมได้ทั้งวันตลอด 24 ชั่วโมง ผ่านออนไลน์เพราะเทคโนโลยีที่ล้ำยุคของเรา ถือว่าโชคดีในโชคร้ายล่ะนะ
แล้วเราจะทำอย่างไรให้พรีเซนต์ของเรามีปฏิสัมพันธ์ล่ะ? ปัจจุบันในแต่ละโปรแกรมการประชุม จะมีฟังก์ชั่นมากมายให้เราทดลองใช้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของเรา เช่น ระบบ Screen sharing แชทสด กดปุ่มยกมือ เป็นต้น
แต่การประชุมออนไลน์จะไม่ได้รู้สึกถึงพลังจากผู้ฟังใด ๆ เพราะบางครั้งเราก็เห็นแต่สไลด์พรีเซนต์ไม่เห็นหน้าผู้พูดหรือผู้ฟัง ผู้นำการประชุมต้องปิดไมค์ทุกคนก่อนพูดทุกครั้งเพื่อป้องกันสิ่งกวนใจ
แต่ข้อดีก็คือคุณสามารถกดอัดวิดีโอไว้ฟังทีหลังได้เสมอ
กลยุทธ์การตลาด
จะพรีเซนต์ออนไลน์หรือต่อหน้า กลยุทธ์การตลาดล้วนสำคัญที่สุดในการนำมาประกอบพรีเซนต์เสมอ เพราะฉะนั้นอะไรก็ตามที่อยู่บนสไลด์ ต้องทำให้เหมือนว่าคุณกำลังจะขายของลูกค้าอยู่ ต้องมีภาพ หัวข้อ ช่องทางติดต่อ ฯลฯ เป็นต้น
ถ้าคุณทำพรีเซนต์เล่าไปงั้น ๆ ไม่มีอะไรบ่งบอกให้ผู้ฟังทำอะไรต่อ คุณก็แค่เสียเวลาไปอีกวันอย่างเปล่าประโยชน์
อย่าลืมว่าคุณไม่สามารถทำการตลาดในสิ่งที่คุณให้สัญญาจริงไม่ได้ จงคิดก่อนพูดเสมอ
ท้ายที่สุดแล้วถ้าคุณสามารถจดจำเทคนิคเหล่านี้ไปใช้ได้ทั้งหมด ไม่มีทางที่ผู้ฟังจะไม่สนใจคุณแน่นอน อย่าลืมฝึกฝนบ่อย ๆ และต่อสู้กับอาการตื่นเวทีให้ได้
อย่าลืมจัดการอารมณ์ก่อนขึ้นไปบนเวทีเสมอ เพราะท้ายสุดแล้วคุณคือมนุษย์ ผู้ชมต่างต้องการเห็นว่าคุณคือมนุษย์ไม่ใช่เครื่องจักรอ่านสคริป พวกเขาล้วนคาดหวังความจริงใจจากการพรีเซนต์ ถ้าคุณคิดว่าคุณต้องสมบูรณ์แบบสิ่งนี้จะทำให้คุณห่างไกลความเป็นมนุษย์ไปเรื่อย ๆ
ใช้เวลาฝึกสมาธิและคิดภาพบวกในหัว เพียงเท่านี้ไม่ว่าพรีเซนต์ของคุณจะเป็นหัวข้อใดก็ตาม คุณจะผ่านมันไปได้
ถ้าท่านใดสนใจอยากลองใช้ฟีเจอร์ Create ของ Shutterstock เพื่อสร้างพรีเซนต์ที่ถูกใจคุณ สามารถติดต่อพวกเราได้ที่ Number 24 x Shutterstock
บทความโดย : Conquer Your Fear of Presentations with 11 Tips for Engaging Slideshows
เรียบเรียงโดย : ทีมงานชัตเตอร์สต็อกประเทศไทย ดำเนินงานโดย นัมเบอร์ 24
